根っから仕事が好きじゃないおおくすです。
近頃は、夜型人間じゃない事に気づき、極力早く就寝する様にしてますがなかなかできず。

さて、今日はファイル整理の手法について考えてみました。


クライアントから様々な資料などをもらうのですが、やはり保管が難しい訳です。
ただ、紛失などしてしまえば身も蓋もありませんから、何らかの対策は急務になります。
そこで普段から行っている事を紹介したいと思います。


（１）ファイル保管方式

データのデジタル化として、PDFにする手法も同時に行っていますが、アナログ人間な私は、パソコンで見るのと別に、紙ファイルにすべてとじて保管しています。

スキャン用アイテム



綴じ込む資料は、些細なものでもとにかく入れておく習慣をつけておけばいざというとき役に立ちます。
ただ、欠点はクライアント毎にファイルを作っているので取引件数が増えると保管スペースに困ると言うやっかいな事になります。

ラベルプリンタ



私の会社ではそういった事も踏まえ、1年間に実績が無かった場合はいったん保管場所を移動して手元におくファイルを常に一定にしています。
ファイルを作るクライアント（顧客）は、主にホームページ制作に関連する場合だけで、それ以外は業務別のファイルにまとめて綴じ込んでいるため場所はさほどとりません。


（２）野口式保管法

「超」勉強法で有名な、野口悠紀雄氏が提唱する、「押し出しファイリング」を昨年から始めました。
封筒の上部（主に角２を利用）を切り取り、その中に資料を入れる。
封筒には、「中身」に何を入れているかをかんたんにメモをして左から順に置いていく。



整理整頓が苦手な私にもすぐ取り組める上、書類探しもかなり楽になりました。

探す場所が限られるのは作業効率上便利です。

ちょっと必要だな？と思った場合、すぐに封筒にしまうだけで良い手軽さは、時間が無く整理が難しい。
人にはもってこいです。

ただ、外観が悪い？と言う意見も多少ある様ですが、資料の整理整頓と言うより「時間別収納」の段取りとして大変有効な手段だと思います。

必要なのは、封筒と封筒を立てかける棚があるだけで大丈夫です。

棚にたくさん封筒がたまって、右端にたまった封筒の中身を見て、不要と思ったら処分する。

時系列に並んでいるから探すときも探しやすいと言う、いわゆる「シーケンシャル（連続性）検索」となる訳ですから、段取りがつけやすいと思うのです。

机の回りがなかなか片付かない？事で悩んでいる方。是非一度試してみては如何でしょう？

整理手法

先日から口座振替依頼書を自作したいとメインバンクの某十八銀行へ。

目的は収納委託者番号をあらかじめ印字するためである。




理由からしてなんらデメリットはないはすだがなぜか却下という。


他社ができてなぜかわかりませんが、考えてしまいました。
ただ言えるのは、融通が利かない。

現時点では包括収納委託者契約を別口であるため、ダメだとしても困らない。

正直なところ勿体無い感じがする。
今後、先はないだろう。

収納委託契約

人は誰にしても、失敗はつきものです。


私の様な人間は毎日失敗だらけですから、それはなおさらでしょう。


今日は某所で、打ち合わせをした際にあった話。

名刺を新しく作ったが、納品された名刺は誤字のまま届けられたと言う。
それを見て、落胆したお客さん。


印刷物は、返品や交換が利かないもので、原稿作成は慎重にならねばいけない案件。
私も自分の名刺を作って一つ間違いに気づきましたが、後の祭り。


仕事で大切な事と言えば

「納期」と「品質」

納期は、契約を結ぶ以上「絶対」条件です。
品質は納期以上に大切な事でありますが、「納期」を守れない人間に「品質」は保てない。


日々の積み重ねで「品質」を保つ事は容易な事でありませんが、「納期」は契約からスケジュールをしっかり立てれば難しい事ではありません。


どんなにすごい人でも、「納期」が守れなければ信頼を失います。

私も過去に言えないほど失敗をしました。

その経験からも「納期」は絶対で、納期が守れなければ次はありません。


今回の件は、決してこの業者だけで無いでしょう。


まさしく「明日は我が身」と思いました。

納期

銀行口座が多いと不便である。と言う話は、かねてからの話題に上ります。


もっとも、自社の利便性を考え口座一つが良いのですが、一番どこが良いのか？トータルで考えた結果は次の通り


＊ゆうちょ銀行
　利点：口座の入出金・自動送金（口座振替）がほぼ対応している点。ネットバンキングが無料（法人・個人問わず）
　欠点：残高が1000万円以上は原則預ける事ができない。（振替口座を利用することで上限は事実上無し）
　振替口座を使うと自動送金ができない為（現在は一部対応）、決済業務に支障あり

＊ネット銀行（主にジャパンネット銀行、楽天銀行など）
　利点：振込手数料が安い・入出金通知がメールで届く
　欠点：口座振替が完全対応でない（一部は今でも不可）、振り込む相手に依っては怪しい？と思われてしまう。

＊地方銀行（長崎県は主に十八銀行、親和銀行を指す）
　利点：銀行名称に実績がある為、安心してもらえる（？）、市町村の指定金融機関である為、税金の納付ができる
　※もし、ネット銀行しか無い場合は収納口座はゆうちょ銀行を指定する必要がある。
　欠点：振込手数料が割高。入金通知がネットバンキング契約（月額数千円程度）支払う必要がある。

＊都市銀行（みずほ・三菱・三井住友ほか）
　利点：地方銀行と同じ
　欠点：地方銀行と同じ、税金納付に関しては一部制約あり（口座振替ができない事がある）


こうやって見ると、どういう持ち方がベストか？と言えば

＊入出金口座として、「ジャパンネット銀行または、楽天銀行」
＊引落口座として　「ゆうちょ銀行」

がベターかもしれません。

もっとも、これらに加え代金回収といった業務を付与するとしても、金融機関との直接契約で無い限り、上記口座があればほぼ充足するのではないか？と見ています。

さらに、勿論極論を言えば振込先金融機関も「ゆうちょ振替」を入金専用とし、引落を普通貯金口座から落とせば何ら支障は無いだろうと見ています。

銀行口座を多く持つよりも減らせるところはとにかく減らし、集約する事も大事かもしれません。

銀行口座

うちの会社にたまにあるのが「間違い電話」ならまだ良いのですが、

間違いFAXが届くのは正直泣けてきます。


そうそう間違えるはずが無いのに年に数回は必ず届きます。
前の事務所の時も、早朝にファクスが入っていて

その内容は、「野菜仕入？」の内容とか「＊＊設計図に関する受注」などその内容は数知れず。


特に一般電話番号の間違い電話ならまだしも、フリーダイヤルに対し、間違いファクスが流れてきた時は開いた口がふさがりませんでした。

それくらい、間違いファクスが多いのです。


相手がなぜその件に気づかないのか？理由はかんたんです。


相手もFAXとして送っている。間違えた番号もFAX番号だった。

だからそのまま受信できているから問題ないのと・・・。


私もファクスを送るときだけは細心の注意を払うようにしています。
間違いファクスは可能な限り無くさなければと思う今日この頃です。

ファクス