メールを書くことは難しい。

うまいメールの書き方をレクチャーできるほどできた人間じゃないが
せっかくならちょっと気の利いたメールの書き方をしたい。



ある会社から返事が届いたが、文面を見る限りこのまま追及するのは忍びない。


そのため、カラ返事をした。

カラ返事とはどういう意味か?
メールをやりとりする際、メールが相手に届いて確認されているか判断するのはきわめて難しい。


返事が遅いのはとにかくダメだ。


クイックレスポンスは基本であるが、返信で迷うことがある。
そうしたときは「メールは確認したが電話で連絡求む。」とする。

これこそメールマジックと言わんばかりの手法である。


メールする事に申し訳無いと言いつつ、詳細は電話で連絡求む。

という手段は高等テクニックである。


普段、メールを返すときにはすべて「文字」にしてしまうことが多い。

しかし私は文字にする事で不利益が発生する事案については一切文字にしない
文字にしないのは決してマイナス要因ばかりじゃなく、プラスになる。


うまいメールの書き方の基本は

「不愉快にさせない」
「自分の意図を正確に伝えさせる」
「不利益な内容は文字にしない」

こと


特に会社宛のメールは常に情報がストックされ、どこでどんな内容がやりとりされているか注意しておかねばいけない。


うまいメールの書き方は、そんな「不愉快にさせない」ことを基本に書くにはどうしたらよいか
そうなると、結論は「余計なことは書かない」になるんだが、これはあながち間違っていないと思う。


メールは「心理戦」

相手の気持ちにどれだけ応えることができるか。

そうすれば大事なことかもしれません。

ＩＴ業者に限らず、経営者は常日頃、状況判断を瞬時に求められることが多い。


今日もこんな話題を振られて、驚きと焦りを覚えた。

今まで電話料金が基本料金しかかかってなかったのに、いきなり法外な通話料が発生した
という話で、セキュリティのＡ社が悪いとか、機械納入のＢ社だとか、あげくにはインフラ整備したうちの会社の問題だとか言うので私を唖然とさせた。

私が持った疑問は
なぜ今まで通話料が発生せず、今回いきなり発生したか？という点になる。


理由は大きく３つ考えられる

１：発信先がこれまで０１２０等フリーダイヤルだった
２：０５０電話などをつなぎ、固定回線を使わず発信していた
３：マイラインプラス （いわゆる００８８や００７７等）を契約していたが、ＮＴＴ系（００３９または００３３）に契約を切り替えた


ただ、相手の話からするとどうやら違うようだ。

「マイラインを＊＊年に解約して、今は割引が無い状態だ。だから高額になっている。」
と言うが、私に言わせるとこの二言目で状況がはっきりした。

消去法で１番は可能性としてきわめて低い。
２番は設備構築した際に、配線の状況から勘案してこれも考えにくい。

そうなると、3番の根拠がきわめて自然な答えとなる。

マイラインプラスの件は、さかのぼれば2001年にまでさかのぼる。
これまで通信回線は、通話料金を安く利用するためにＡＣＲという機械を使い、市内通話はＮＴＴ、それ以外は他社へ自動ダイヤルする仕組みだったのが、公正な競争を行う目的で電話会社指定プログラムの一環で「マイライン」サービスが始まった。

マイラインは「００７７等」を発信しなくても、初期設定を００７７にするサービスで、発信の際にこれまでの様に００８８を自動ダイヤルする場合、後から発信した番号が優先されるサービスである。

これをさらに顧客囲い込みと上記のような誤発信を防ぐ目的で「マイラインプラス」というサービスがある。

一般的にマイラインといえば「マイラインプラス 」を指し、割引サービスなどの特約も非常に多い。



今回発生した原因は

１：マイラインプラスで指定したＡ社の通話料金を長期間にわたり滞納していた（と推測される）
２：Ａ社に対し、滞納した結果、発信ができなくなった。（ただ着信はできたと推測される）
３：発信できなくなったため、ＮＴＴへ連絡し、マイラインの契約を解除を依頼した。


そんな訳ですが、世間一般的に考えて、「通話料が発生しない国」というのは日本ではそもそもありえない。
1通話で最低、8円〜10円かかるためむしろ、かかっていない方がむしろ不自然とみるべきではないだろうか。

では本来の利用料はどこに消えたのか？

それともＮＴＴのバグなのか

・・・いやいやそれは考えにくい。


以前、気になる請求書をみたことがあったが、払い込み用紙型だったので、口座振替にすべきだと進言したことをおぼろげに覚えている。

それはかれこれ5年以上昔の話であるから、知るよしもないのだが。


状況判断の基本は「結果から仮説を立て、必要な情報を積み立てる」

今回の話をまとめるとざっとこうなる

「電話の基本しか今まで請求がなかった」
（頻度が高いのに基本料金だけのはずはない）
「マイラインはなぜか解約されている」
（マイライン解除するための明確な理由がある）

よってこれは、どこに原因があるのか？


この結論は
「マイライン利用会社の滞納が原因」でありなおかつ、
「請求書はＮＴＴと別送されている通信会社」

ということが導線として導き出されるのだ。

基本的にＮＴＴと合算できるのは、ＮＴＴコミュニケーションズ以外は特例契約をしなければ、合算はできない。
さらに、ＫＤＤＩは合算が不可能である。


このような環境に照らしあせなくとも、この話は以前からＮＴＴの社員と雑談する中でよくきいた話だから決して珍しい話ではない。

むしろ、やはりそうか。

というのが私の率直な感想かもしれない。


ＮＴＴ等の肩を持つつもりは毛頭ないが、通話料は一ヶ月頑張って使っても3000円いけば良いはずだ。


このあたりの説明は、仮にマイラインの会社がＸだとしても、このＸがどこだったかはさほど気にとめる程度のことじゃないだろう。


こういう状況判断は、ほかのことでたとえると、「水道使っているのに水道の請求がされない」と言うのと同じ理屈で、「されていないのが手落ちなのかあるいは請求者が別なのか」は話だけでは正確な答えは出せない。

ただ、社会通念上のルールに則れば、「手落ちであるのは考えにくく、どこかに請求されているはず」と考えるのが自然である。

よって請求されないのが当たり前でなく、請求されないことに疑問を持つべきだと言いたいのだ。


疑問を持たない方々に対し、警鐘を鳴らす意味で申し上げる。

状況判断

今日のテーマは本業であるパソコン修理に関するノウハウのアレコレ

さて、パソコンを修理する際に大事なことは、機器に関する情報を最大限集めることだと思う。

準備８割、実践２割というのは「パレートの法則」に基づくもので、

準備さえしっかりしていれば、最悪の事態は回避できる。
逆に、準備を怠ればその復旧には多大な時間を要することを意味する。

常に機材をにらめっこするのは私の恒例行事だが、ほとんどの場合において
パソコンの修理・設定は「エンタテイメント」に近く、お客さんの目の前で実施する。

パソコン修理をするにあたって、私の会社では「情報機器に関する取り扱い指針」を定めている

＊個人情報に当たるＨＤＤは原則「破壊」ないし「現物を渡す」様にする
＊データ入替に伴うＰＣ作業はお客さま立ち会いのもと、実施
＊作業に危険が伴う場合は、中断もあり得ることを事前に説明
＊作業コストと時間はあらかじめ連絡。
＊作業は迅速に無駄無く的確に
＊万一のことが起きてもよい様にあらゆる対策を講じる

と色々ありますが、いずれにしても

「個人情報」と「不可逆性データ」を扱うことの手順は、何度も練習や研究をして取り組む以外ほかなりません。

修理の基本は「無駄に分解しない」につきます。

では、また明日

パソコン修理

近頃、自分の立ち位置がどこにあるか？

少し見直す時がきた。


ＩＴ企業という場合、企業の方向性（ベクトル）を決めて活動するが、私のところは
そのベクトルがどうもおかしい。

どうおかしいかといえば


パソコン修理・設定といった「現業」も行えば、
物流コンサルティングといった「経営企画」も手がける
さらには、ウェブサイト構築に関連した「開発」もするという

いわば、つかみ所のない奴だということになってしまう。


私がこの３つを手がけることの意味は何か?
いわば、多方面からの視点で見ることによる「かゆいところに手が届く」サービスのゆえんにもなっている。


コンサルタントというのが本当は肩書きとしてちょうどよいが、どうもうさんくさい。
ましてや私自身が、そのうさんくささを感じており、今名刺に書いてある肩書きは、「セールスエンジニア」である。

まぁ、自分のことを一言で言い表すとこの言葉が一番しっくりくる。

プレイングマネジャーというのもよいが、こっちの方がいまいちピンとこない。


セールスエンジニアというのを直訳してみると「営業兼技術者」みたいになるが、漢字だとなんだか野暮ったい、カタカナで書いて少し響きがよくなった。

着想は、「ＳＥ＝システムエンジニア」から「ＳＥ＝セールスエンジニア」としたところだ。

似たような言葉で、「ＣＥ＝カスタマエンジニア」というのもあるが、これは主に「修理担当者が名乗る肩書き」故、ＣＥではなくＳＥそれもセールスエンジニアとしたのはそういうことである。


今の時代はなんでも「専門化・細分化」が進んだ結果、関連したことを知らないことが多い。

お客さんから見れば、「一つ」のことでも、社員にとってみれば「違う」ことかもしれない。

肩書き

企業において、一番大事なことは

社員がどのようなメールをやりとりしているか？という点だ。

ここ数ヶ月、立て続けに同じような案件が続くとさすがに凹む。
守秘義務の関係上、詳しい内容は書けませんが共通している点は

＊やる気がない（就業意欲がない）
＊就業時間中に私用電話が多い
＊借金取りに追われているにも関わらず、浪費癖がある


と言う点。


こんな状態で仕事ができるな。
と思ったが、ほかにも共通項はあるが業種等を特定されそうなので、このあたりにしたい。

私自身は、やる気があるか？どうかといえば、まぁ「ない」方だろう。
ただ、まるっきりのやる気無しでなく、「気が向かないことはしない」だけで、やる気が無いとは少々事情が異なる。

この点が、周りを困惑させる遠因にもなっているので気を遣うところでもある。


はてさて、今回のテーマである「会社のメールアドレス」の管理の基本は

「送受信に関わる基本的ルールを決める」ことにある。

すなわち、「会社のメールは傍受（第三者からの受信）」がされうる可能性があることを認識するべきだ。

という点。


会社のメールの管理者は本来、会社のセキュリティ責任者が行うべきだが、中小企業においてはセキュリティ管理者を置くのはおろか、運用を社員に任せきりというケースも非常に多い。

不正を監視する上でも、メールアドレスの管理は社員に任せきりにせず、自ら関心をもって行っていただきたい。

と痛切に感じた。

メール管理