今朝もＮＴＴのたらい回しに遭い、うんざりな一日でした。

さて、そんな中「ファクス」を送る際の、社内規定がいくつかありこんな話題を持っている


ＮＴＴが良く行う手順が「個人情報保護の為、ファクス送信テストを実施します」と言う事は
送信側（いわゆるＮＴＴ）は、社員の個人情報は徹底的に保護しつつ、我々ユーザの個人情報に対する保護は全く無い。
ファクス送信に関する社内規定は、従業員が増えれば増えるほど慎重にしなければいけない。


ファクス送信する際の各社の取り組みは

＊Ａ社の事例
送信の際、指さし確認で「送信者」と「確認者」という形で実施
１　送信者は送信先にファクス番号を入力する。
２　確認者は、送信者が入力した番号と端末に入力した番号が正しいか確認し、送信ボタンを押す
（目視確認による確認）

＊Ｂ社の事例
まず最初に「テスト送信である旨のテンプレートシート」を1枚ながす
１　送信完了直後に、受取人側へ架電する。架電後、ファクスに書かれた内容を読み上げてもらい、内容に間違いが無いか確認する
２　その後、リダイヤルにおいて本式のファクスを送信
（到着確認＋リダイヤルによる2段送信）
※送信の際の段取りとしてＡ社同様、送信者・確認者の立会は行っている（目視確認＋仮送信）


大きく分けてこの2つが多く、今回のケースはいわゆるＢ社のパターンである。

私はこのＢ社の方式は、受信側にとって負担が大きい。
少なくとも、受信者は相手から無意味なファクスを受信しなければいけない。

私のところでは今月から光回線へ移行した際、この問題を解消するべく「ＦＡＸお知らせメール 」を導入。

これは、ファクスを機械で直接うけるので無く、いったんＮＴＴのデータセンタで保管し、必要に応じて受信を行う
お知らせメールの名前通り、受信通知はケータイで即時に行われる為、データ受信におけるタイムロスはきわめて0に等しい。
この際、これまではファクスが届けば物理的に印刷されたが今後はメールのみなのでいつ何が届いたかと言う内容は分からない。
このような相手の事はお構いなしの個人情報保護は「過剰な内容」といわんばかりの事であり、実際の送信を行うセンタは長崎でなく、大阪からだった。

この状況から、社員が「不正に情報をファクスで流さない様に情報統制」している証拠で、受信に関してはどこまで関与できるか分からないとしても、送信において「個人情報を不正に流していないか」と言う事がメインで「私の個人情報を云々」というのは考えていない。と見るのが自然ではないだろうか。


ＮＴＴのテストファクスは以下の通り（個人情報が特定される箇所はマスクしています）



つまり、このよう内容からして「テスト送信」の意味は全くなしておらず、本来のテスト送信は以下の様なもので十分と思う。
要は相手にテスト送信と分かれば良いのです。むしろひな形を使うべきではないだろうか。


受取人のところへもろに私の名前が入っている時点で「個人情報」の保護は意味をなさず、危機管理意識の欠落と言うべきである。


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以上の内容からおわかりのように
私の名前の部分だけ網掛けしてさらに見づらくしているのは、どういう了見か私には分かりかねますが、ファクスの性能に依っては、黒く潰れるはずです。

個人情報保護をここまでしなければいけない理由は、それだけ「不届き者」が増えて、送信に関するルールを厳格にした。
これが大きな要因ではないかと考えます。

ＮＴＴに限らず、我々一般企業は、こういった大企業の個人情報保護管理をどのようにして取り組むか見習うべきですが、あまりにも受け取る側の事を全くもって無視している。

そう言わざる得ない案件の一つかもしれません。

NTT 個人情報 ファクス